Cuatro sistemas para que Grant Informática instale en sus clientes. Tres toman lo que la gestión ya emite y se lo ponen delante al cliente final: el aviso de cada movimiento por WhatsApp, la cuenta corriente en la web, y el comprobante impreso con la marca de la empresa. El cuarto mira para adentro: los pedidos, la cobranza y los envíos de la propia empresa, por WhatsApp, sin que nadie tenga que acordarse de nada.
Los desarrollé en Vitalforce, sobre nuestra propia operación, y se los cedí a Grant sin costo. No están a la venta.
Grant instala el que el cliente necesite: uno, dos o los seis. Cada uno funciona solo y no depende de los otros. Por debajo comparten el mismo lector de la gestión y del XML, así que cuando aparece una diferencia en un ERP de Grant se arregla en un solo lugar y quedan todos arreglados.
El cliente de Grant emite una factura, una nota de crédito, un remito o un recibo, y su cliente lo recibe en el momento por WhatsApp, con el comprobante adjunto.
Y atiende solo: manda el estado de cuenta, entrega comprobantes anteriores, da los datos del portal y da de baja a quien no quiere recibir más.
Un portal propio para cada empresa que instale Grant, donde sus clientes entran y ven su saldo al día, sus movimientos, sus vencimientos y sus comprobantes.
Entran con su documento y un PIN que les llega por correo a la dirección que ya tienen cargada en la gestión. No hace falta que exista WhatsApp.
El comprobante en PDF con el logo y la marca de cada empresa, armado desde el mismo XML que la gestión de Grant ya emite. No toca el circuito fiscal.
Todo en blanco y negro, con color solamente donde significa algo: verde en los cobros, rojo en lo vencido. Imprime barato y se lee siempre igual.
Este mira para adentro. El comercial carga un pedido por WhatsApp o por una página y queda grabado en la gestión, con su número y su PDF; consulta stock y precios del cliente en el momento; pide el estado de cuenta de cualquier cliente.
Cuentas corrientes recibe todas las mañanas lo vencido y lo por vencer, y arma el estado de cuenta con o sin intereses para mandárselo al cliente.
Y los envíos se siguen solos: cuando la gestión saca el remito, el sistema avisa a quien tiene que cargar —con el producto, la cantidad, la presentación y el lote—, pide la foto del producto cargado y la del remito firmado, avisa que hay que facturar y cierra cuando la factura aparece. Insiste una vez por hora, en horario laboral, hasta que está hecho.
Queda la trazabilidad completa: quién hizo qué, a qué hora, con qué lote y con qué foto. Se busca por remito, por pedido, por cliente o por lote, y se baja en PDF con las fotos adentro.
Atiende a quien escribe al WhatsApp de la empresa y no está en la base. Se presenta, lo registra —nombre y correo— y le contesta con el catálogo cargado: para qué sirve cada producto, dosis, qué hay para cada cultivo y en qué momento se aplica.
Lo interesante es qué hace cuando no sabe. No inventa ni se queda callado: le pregunta al equipo por WhatsApp, con un código. Cualquiera contesta desde el celular en un mensaje, el sistema se la manda a quien preguntó, avisa a los demás qué se contestó y la deja aprendida. La segunda vez que alguien pregunta lo mismo, la contesta solo. El trabajo del primer mes es el que hace que el tercero casi no haya.
Antes de mandar, corrige la ortografía de lo que escribió el equipo —sin tocar un solo número: si el corrector llega a cambiar una cifra, sale el texto original—. Y quien tiene la última palabra técnica puede marcar una respuesta como incorrecta: se borra de la base y se reemplaza.
Precios no da nunca, ni a un cliente de veinte años: lo dice de frente y en el momento se lo pasa a un comercial. Y lo que se deriva no se pierde — a la hora pregunta si lo contactó, después si lo resolvió, y al final le pregunta a la persona cómo la atendieron, con nota del 1 al 10.
Todos los días manda un correo con quién escribió, sobre qué, si se resolvió, a quién se derivó y cuánto se tardó. Ahí está lo más útil: las preguntas que se repiten y que siempre hay que contestar a mano son, literalmente, la lista de lo que falta cargar.
La entrega que se hace en el momento, de un depósito que no es el central, con el cliente adelante. Hasta hoy eso se resolvía con un papel escrito a mano que después nadie encontraba, y con un lote que nadie anotó.
Se carga desde el celular, en una página. Primero el depósito —de ahí en adelante solo aparecen los lotes que están ahí—, después el cliente, y los productos de a uno, como un carrito. El lote es obligatorio: el botón de agregar está apagado hasta que se elija uno. Al cerrar sale el PDF, y si el cliente ya existe se crea el pedido en la gestión marcado ya entregado, solo facturar, para que no vuelva a pasar por logística. Si el cliente es nuevo no se toca la gestión: los datos van a administración para que lo dé de alta como corresponde.
Y después está la parte que convierte el papel en un respaldo: la conformidad del cliente. El remito le llega por WhatsApp y, si tiene correo, también por correo. Por WhatsApp contesta confirmo; por correo abre un link firmado que le muestra el remito con sus lotes y tiene dos botones, confirmo o tengo una observación. Abrir el correo no confirma nada —lo abren los antivirus—: confirma recién cuando la persona aprieta el botón. Queda la fecha, la hora y por qué vía llegó. Si hace una observación, no se factura hasta resolverla. Y si no tenemos ni celular ni correo, el sistema le pide al comercial una foto de lo entregado.
El control de stock es el otro lado: una vez por mes se cuenta un depósito, propio o de consignación, abierto por producto y por lote. Lo que falta en una consignación es lo que se vendió, y ahí mismo se ofrece armar el remito y facturarlo. Lo que sobra, o lo que aparece y nunca mandamos, va en un PDF aparte a gerencia: eso no es normal. En los depósitos propios solo se cuenta y se informa. Lo contado queda cerrado y no se edita: es la foto de ese día.
La instalación es un asistente. Se contestan unas preguntas —dónde está la base, qué tabla tiene los movimientos, el logo, el correo— y queda andando.
Corre en la misma máquina donde ya está el sistema de gestión. No hay que mover la base de datos ni subir nada a la nube: los datos no salen de la empresa.
El asistente pregunta dónde está la base y qué tabla tiene los movimientos. De ahí en adelante solo lee. No modifica ni una fila, y lo que necesita guardar lo guarda en tablas propias, aparte, para que se pueda comparar.
El correo va por una casilla de Gmail creada para el sistema, y los avisos por el número de WhatsApp de la empresa. El portal queda publicado en un subdominio propio, servido desde el servidor del cliente por un túnel que se abre de adentro hacia afuera: no hay que abrir puertos ni tocar el firewall.
Revisa solo, cada pocos minutos, si hubo movimientos nuevos. Si algo falla avisa al administrador, no al cliente final. Y todo lo que manda queda registrado con la hora de entrega y de lectura.
Preferimos decirlo de entrada, así nadie se lleva una sorpresa después de instalarlo.
Esto no está a la venta y no se le ofrece a nadie más. Lo desarrollé yo, Mauricio Carbajal, en Vitalforce y sobre nuestra propia operación —andando todos los días con clientes reales, no como prototipo—, y se lo cedí sin costo a Grant Informática para que lo instale en los clientes que quiera.
Los sistemas de Grant comparten la misma lógica de cuenta corriente y la misma emisión de CFE, aunque cada cliente tenga sus ajustes. Todo lo que cambia de una empresa a otra —nombre, base de datos, tablas, logo, correo, número— se contesta en el instalador. Nada de eso está escrito adentro del programa.
El correo es gratis. La mensajería de WhatsApp la cobra Meta directamente a cada empresa, por mensaje: en Uruguay el aviso de cuenta está en el orden de USD 0,013, y una empresa que emite entre 100 y 700 comprobantes por mes gasta unos USD 2 a 10. Las tarifas las fija Meta y pueden cambiar.
El uso está limitado a Grant Informática y a los clientes que Grant instale. No se cede a terceros ni se comercializa por fuera de ese acuerdo.
Enrique, Leo: los instaladores, las plantillas, el skill y toda la documentación están en el área privada. Se entra con el mail y un código que llega en el momento.